Quy trình bảo lãnh xin công văn nhập cảnh cho người nước ngoài

Công văn nhập cảnh (tên pháp lý chính thức: Văn bản trả lời đề nghị cấp thị thực) là chứng thư pháp lý do Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh cấp cho doanh nghiệp bảo lãnh. Văn bản này cho phép người nước ngoài nhập cảnh vào Việt Nam để làm việc, đầu tư hoặc hoạt động theo đúng mục đích đã đăng ký.

Để thủ tục bảo lãnh diễn ra nhanh chóng, đúng quy định và tránh các rủi ro pháp lý phát sinh, doanh nghiệp và người nước ngoài cần nắm rõ bản chất thủ tục, điều kiện pháp lý và quy trình thực hiện dưới đây.

1. BẢN CHẤT PHÁP LÝ CỦA CÔNG VĂN NHẬP CẢNH

Căn cứ dán Visa: Công văn nhập cảnh là văn bản bắt buộc để Cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam ở nước ngoài (Đại sứ quán/Lãnh sự quán) hoặc Đơn vị kiểm soát xuất nhập cảnh tại Cửa khẩu quốc tế làm căn cứ dán tem thị thực (Visa) vào hộ chiếu người nước ngoài.

Nguyên tắc đúng mục đích: Thị thực được cấp phải phản ánh chính xác mục đích nhập cảnh:

DN1/DN2: Nhập cảnh làm việc với doanh nghiệp.
LĐ1/LĐ2: Nhập cảnh lao động.
ĐT1 – ĐT4: Nhập cảnh để đầu tư.

Lưu ý quan trọng: Thị thực du lịch (DL) hoặc thị thực điện tử (EV) KHÔNG được phép sử dụng để làm việc, lao động lâu dài cho doanh nghiệp tại Việt Nam.

2. ĐIỀU KIỆN ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP BẢO LÃNH

Để bảo lãnh cho nhân sự nước ngoài, doanh nghiệp tại Việt Nam phải là tổ chức được thành lập hợp pháp, có trụ sở, nhân sự và hoạt động kinh doanh thực tế. Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh kiểm tra chặt chẽ để tránh tình trạng "doanh nghiệp 3 không" (Không văn phòng – Không nộp thuế – Không có nhân sự nộp BHXH). Do đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn sàng các chứng từ minh chứng:

Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp / Giấy chứng nhận đầu tư.
Chứng từ chứng minh góp vốn điều lệ.
Tờ khai thuế GTGT (VAT) quý gần nhất.
Chứng từ nộp Bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động.
Hình ảnh thực tế biển hiệu và văn phòng làm việc tại trụ sở doanh nghiệp.

3. QUY TRÌNH 5 BƯỚC XIN CÔNG VĂN NHẬP CẢNH TRỰC TUYẾN

Toàn bộ quy trình đề nghị cấp công văn nhập cảnh hiện nay được thực hiện hoàn toàn online trên Cổng dịch vụ công.

Bước 1: Rà Soát Pháp Lý Doanh Nghiệp

Doanh nghiệp tự kiểm tra năng lực pháp nhân, thu thập đầy đủ các tài liệu minh chứng hoạt động thực tế (như mục 2) trước khi nộp hồ sơ.

Bước 2: Đăng Ký Tài Khoản & Gửi Hồ Sơ Pháp Nhân Lần Đầu

Đối với doanh nghiệp lần đầu tiên thực hiện thủ tục bảo lãnh người nước ngoài:

Hồ sơ gửi: Bản sao có chứng thực Giấy phép đăng ký kinh doanh/đầu tư và Văn bản giới thiệu con dấu, chữ ký của người đại diện theo pháp luật (Mẫu NA16).
Đăng ký tài khoản: Tạo tài khoản định danh điện tử của doanh nghiệp trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an (yêu cầu sử dụng Chữ ký số/Token của doanh nghiệp).

Bước 3: Nộp Văn Bản Đề Nghị Cấp Thị Thực

Doanh nghiệp truy cập Cổng dịch vụ công, đăng nhập tài khoản định danh và kê khai trực tuyến Mẫu NA2:

Thông tin kê khai: Thông tin nhân thân người nước ngoài, mục đích nhập cảnh, thời hạn thị thực đề nghị.
Địa điểm nhận thị thực: Cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam ở nước ngoài (theo Điều 17) hoặc Cửa khẩu quốc tế (theo Điều 18 Luật 62/2026).

Bước 4: Thẩm Định Hồ Sơ Và Nhận Kết Quả

Thời gian giải quyết:

05 ngày làm việc đối với hồ sơ nhận visa tại Cơ quan đại diện ngoại giao ở nước ngoài.
03 ngày làm việc đối với trường hợp đề nghị nhận visa tại cửa khẩu quốc tế.

Kết quả: Sau khi được duyệt, Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh trả kết quả Công văn nhập cảnh dưới dạng file điện tử qua Cổng dịch vụ công. Doanh nghiệp tải về và gửi file cho người nước ngoài.

Bước 5: Dán Thị Thực Và Nhập Cảnh

Người nước ngoài chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ sau để dán tem visa tại địa điểm đã đăng ký. Bộ hồ sơ gồm:

Công văn nhập cảnh (bản in),
Hộ chiếu gốc (còn hạn ít nhất hơn thời hạn visa 30 ngày),
02 ảnh 4x6cm
Tờ khai đề nghị cấp thị thực (Mẫu NA1).

Lệ phí cấp thị thực (Theo Thông tư 28/2026/TT-BTC):

25 USD/thị thực: Giá trị 1 lần.
50 USD/thị thực: Giá trị nhiều lần (thời hạn không quá 90 ngày).

4. CẢNH BÁO MỨC XỬ PHẠT VI PHẠM HÀNH CHÍNH

Doanh nghiệp và cá nhân vi phạm các quy định về bảo lãnh, khai báo hoặc sử dụng lao động sai mục đích sẽ đối mặt với các hình thức xử phạt nghiêm khắc:

HÀNH VI VI PHẠM	ĐỐI TƯỢNG VI PHẠM	MỨC PHẠT TIỀN	HÌNH THỨC XỬ LÝ BỔ SUNG / HỆ QUẢ
Bảo lãnh "khống" / Khai không đúng sự thật / Không thực hiện đúng trách nhiệm quản lý	Cá nhân thực hiện	20.000.000đ – 25.000.000đ	Cảnh cáo / Xử lý hành chính
	Tổ chức / Doanh nghiệp	40.000.000đ – 50.000.000đ	Mức phạt gấp 02 lần cá nhân
Hoạt động sai mục đích thị thực (Nhập cảnh visa thương mại/làm việc nhưng không làm cho doanh nghiệp bảo lãnh)	Người nước ngoài	20.000.000đ – 25.000.000đ	Có thể bị áp dụng hình thức Trục xuất khỏi Việt Nam
Giả mạo hồ sơ, giấy tờ để xin công văn nhập cảnh	Cá nhân / Tổ chức	20.000.000đ – 50.000.000đ	Truy cứu Trách nhiệm hình sự nếu có dấu hiệu gian dối, tổ chức cho người khác nhập cảnh trái phép

5. DỊCH VỤ TƯ VẤN CÔNG VĂN NHẬP CẢNH TẠI INBOUND VIỆT NAM

Việc nộp hồ sơ bảo lãnh trực tuyến đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị chính xác từ thông tin pháp nhân đến chứng từ minh chứng hoạt động. Công ty TNHH Du lịch Quốc tế Inbound Việt Nam cung cấp giải pháp tư vấn và hỗ trợ toàn diện cho doanh nghiệp:

Rà soát & Tối ưu hồ sơ: Đánh giá năng lực pháp nhân, tư vấn hoàn thiện hồ sơ chuẩn pháp lý ngay từ đầu, giảm thiểu tối đa nguy cơ bị từ chối hồ sơ.
Hỗ trợ thủ tục Cổng dịch vụ công: Hướng dẫn đăng ký tài khoản định danh, nộp Mẫu NA16, Mẫu NA2 nhanh chóng, chính xác.
Tư vấn trường hợp khẩn: Hỗ trợ tư vấn quy trình xin nhận thị thực tại cửa khẩu quốc tế cho các chuyến công tác đột xuất của chuyên gia.
Đồng hành pháp lý dài hạn: Tư vấn gia hạn tạm trú, cấp giấy phép lao động (GPLĐ) và thẻ tạm trú (TRC) theo đúng quy định pháp luật hiện hành.

Lựa chọn Inbound Việt Nam chính là giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và đảm bảo mọi quy trình nhập cảnh cho chuyên gia, lao động nước ngoài luôn diễn ra an toàn, tuân thủ tuyệt đối pháp luật Việt Nam.

Liên hệ ngay với chúng tôi hôm nay qua hotline hoặc văn phòng đại diện gần nhất để được hỗ trợ tư vấn và nhận giải pháp nhập cảnh phù hợp nhất!