Quy trình, hồ sơ và chi phí khi xin Visa thương mại DN1, DN2 cho chuyên gia nước ngoài

Visa thương mại (ký hiệu DN1, DN2) là loại thị thực cấp cho chuyên gia, nhà đầu tư, người lao động nước ngoài vào Việt Nam để làm việc với doanh nghiệp hoặc thực hiện các hoạt động chào bán dịch vụ, thành lập diện diện thương mại. Visa DN1, DN2 có thời hạn tối đa không quá 01 năm, có giá trị một lần hoặc nhiều lần.

Theo quy định hiện hành, để chuyên gia nước ngoài đang ở nước ngoài có thể nhập cảnh, bắt buộc cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp bảo lãnh tại Việt Nam phải thực hiện thủ tục xin Công văn duyệt nhập cảnh (Công văn chấp thuận cấp thị thực) trên Cổng dịch vụ công. Dưới đây là hướng dẫn toàn diện từ chuẩn bị hồ sơ đến quy trình nhận công văn giúp doanh nghiệp thực hiện chính xác, nhanh chóng và đúng quy định pháp luật.

I. DANH MỤC HỒ SƠ VÀ GIẤY TỜ CẦN CHUẨN BỊ

Để hồ sơ được phê duyệt thuận lợi, doanh nghiệp bảo lãnh cần chứng minh tính hợp pháp của pháp nhân (loại trừ rủi ro doanh nghiệp "3 không": không văn phòng, không thuế, không nhân sự) và chứng minh mục đích làm việc chính đáng của chuyên gia.

1. Giấy tờ do Doanh nghiệp / Tổ chức bảo lãnh chuẩn bị

1.1. Hồ sơ năng lực pháp lý doanh nghiệp:

• Giấy chứng nhận ĐKKD / Giấy chứng nhận đầu tư: Bản sao có chứng thực.
• Tài liệu chứng minh góp vốn: Bản sao có chứng thực Giấy nộp tiền vào tài khoản vốn hoặc Giấy xác nhận hoàn thành nghĩa vụ góp vốn (áp dụng đối với doanh nghiệp FDI / có vốn đầu tư nước ngoài).
• Tờ khai thuế GTGT / Báo cáo tài chính: Bản sao Tờ khai thuế GTGT quý gần nhất hoặc Báo cáo tài chính năm/quý gần nhất có xác nhận của cơ quan thuế (chứng minh doanh nghiệp hoạt động thực tế, có phát sinh doanh thu và nộp thuế).
• Hình ảnh chụp thực tế: Ảnh chụp rõ nét biển hiệu văn phòng và không gian làm việc thực tế tại trụ sở đăng ký (chứng minh có trụ sở hoạt động hợp pháp).

1.2. Hồ sơ thủ tục xuất nhập cảnh:

• Mẫu NA16: Văn bản giới thiệu con dấu, chữ ký của người đại diện theo pháp luật (chỉ nộp lần đầu khi doanh nghiệp đăng ký tài khoản giao dịch điện tử với Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh).
• Mẫu NA2: Công văn đề nghị cấp thị thực/duyệt nhập cảnh (được khai báo và khởi tạo trực tuyến trên Cổng dịch vụ công).
• Giấy giới thiệu / Văn bản ủy quyền: Dành cho người đại diện thực hiện nộp hồ sơ.
• Chữ ký số điện tử / Tài khoản định danh: Tài khoản định danh điện tử của doanh nghiệp và Chữ ký số hợp lệ để ký nộp hồ sơ trực tuyến.

2. Giấy tờ & Thông tin do Chuyên gia nước ngoài cung cấp

Tệp scan Hộ chiếu gốc: Trang nhân thân hộ chiếu còn giá trị sử dụng. Thời hạn hộ chiếu phải dài hơn thời hạn thị thực đề nghị ít nhất 30 ngày (theo khoản 8 Điều 9 Luật 62/VBHN-VPQH).

Thông tin lịch trình chuyến đi:

• Ngày dự kiến nhập cảnh và ngày dự kiến xuất cảnh.
• Địa điểm nhận thị thực đăng ký: Tại Cơ quan đại diện ngoại giao/lãnh sự của Việt Nam ở nước sở tại, hoặc tại Cửa khẩu quốc tế của Việt Nam (Sân bay Nội Bài, Tân Sơn Nhất, Đà Nẵng,...).
• Địa chỉ tạm trú dự kiến tại Việt Nam.

 II. QUY TRÌNH 3 BƯỚC XIN CÔNG VĂN DUYỆT NHẬP CẢNH TRỰC TUYẾN

Bước 1: Đăng ký thông tin pháp nhân (Dành cho doanh nghiệp làm lần đầu)

Doanh nghiệp sử dụng Chữ ký số hoặc Tài khoản định danh điện tử truy cập vào Cổng dịch vụ công. Khai báo thông tin doanh nghiệp, tải bản scan Giấy đăng ký kinh doanh và Mẫu NA16 (văn bản giới thiệu con dấu, chữ ký) để kích hoạt tài khoản giao dịch.

Bước 2: Khai báo hồ sơ đề nghị cấp thị thực (Mẫu NA2)

• Doanh nghiệp đăng nhập tài khoản dịch vụ công, chọn thủ tục: "Mời, bảo lãnh người nước ngoài nhập cảnh Việt Nam dành cho tổ chức, doanh nghiệp".
• Nhập đầy đủ thông tin của chuyên gia theo biểu mẫu Mẫu NA2 điện tử.
• Đăng ký nơi nhận thị thực cho chuyên gia (Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài hoặc Cửa khẩu quốc tế sân bay/đường bộ).
• Đính kèm bản scan Hộ chiếu của chuyên gia cùng hồ sơ pháp lý liên quan, sau đó sử dụng chữ ký số để ký nộp hồ sơ trực tuyến.

Bước 3: Xem xét, phê duyệt và nhận kết quả

• Thời gian xử lý: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cục Quản lý xuất nhập cảnh (Bộ Công an) xem xét, giải quyết và trả kết quả Công văn chấp thuận nhập cảnh trực tuyến.
• Trả kết quả: Doanh nghiệp tải tệp Công văn chấp thuận (file PDF có mã hồ sơ) trên hệ thống và gửi bản điện tử hoặc bản in cho chuyên gia nước ngoài để làm thủ tục nhận visa theo quy định.

III. BIỂU PHÍ CẤP THỊ THỰC THƯƠNG MẠI

Lệ phí cấp thị thực được nộp bằng USD hoặc đồng Việt Nam quy đổi tại nơi cấp visa theo quy định tại Thông tư 28/2026/TT-BTC:

Lưu ý về quy định hoàn phí: Theo khoản 3 Điều 6 Thông tư 28/2026/TT-BTC, lệ phí cấp thị thực đã nộp sẽ không được hoàn trả trong trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện hoặc người đề nghị từ chối nhận kết quả.

IV. CẢNH BÁO PHÁP LÝ VÀ CÁC MỨC XỬ PHẠT CẦN TRÁNH

Trong quá trình bảo lãnh và quản lý người lao động nước ngoài, doanh nghiệp cần chú ý tuân thủ đúng quy định để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 282/2025/NĐ-CP